Cómo planificar y organizar un traslado de oficina

Cambiar de oficina: algo por lo que todos los negocios pasan tarde o temprano.

Los traslados de oficinas se producen por una variedad de razones: la necesidad de más espacio, una ubicación más adecuada o un mejor diseño de oficina.

Independientemente del “por qué” que suceden, los cambios de oficina son emocionantes … Y a la vez atemorizantes.

Pero, ya que estás aquí, leyendo esto, ya lo sabes, ¿no?

Un poco de planificación hace mucho

Cambiar de oficina parece una tarea desalentadora y estresante. Pero quedar atrapado en esta mentalidad no te hará ningún bien.

Piense en una mudanza de oficina como una actividad como cualquier otra, algo que se puede lograr con bastante facilidad una vez que se divide en una serie de pasos. Y eso es precisamente lo que haremos a continuación.

Sin más preámbulos, vamos a sumergirnos en el plan de nuestros últimos motores, lo que garantizará que su movimiento sea lo más suave y sin complicaciones posible.

Establecer una fecha límite

Primero, debe determinar el marco temporal del proyecto. Para asegurarse de que su cronograma planificado sea factible, discútalo con la alta gerencia y con los gerentes de cada equipo. Como regla general, probablemente necesitará entre tres y seis meses para mudarse, todo dependiendo del tamaño de su empresa.

Mudarse no es tan simple como simplemente empacar las cosas que tiene en su oficina actual y desempacarlas en una ubicación diferente.

El nuevo espacio tendrá un diseño diferente, así que antes de empacar, estudie el diseño del piso y determine dónde ubicará los espacios de almacenamiento, el área de recepción y, por supuesto, las oficinas.

Conocer el diseño del lugar es crucial, ya que puede descubrir que no hay tanto espacio de almacenamiento como lo necesita, o que es un espacio abierto, más adecuado para un sistema de asientos en el océano, y necesita oficinas.

Una vez que haya anotado todo, continúe y realice los cambios necesarios antes de empacar sus cosas y llevarlas a la nueva ubicación.

Detente, mira y escucha

Para asegurarse de que el nuevo espacio de oficina se adapte a las necesidades de toda su empresa, también debe comunicarse con la alta gerencia y los gerentes de equipo y pedirles que compartan sus requisitos.

Varios sectores necesitarán cosas diferentes de la nueva oficina: ya sea almacenamiento adicional o líneas telefónicas adicionales, etc.

Haga una lista de los requisitos de cada sector y asigne las tareas a las personas adecuadas para hacer lo que sea necesario para el pleno funcionamiento de la empresa después de la mudanza.

Pon a todos en el mismo barco

No solo es importante que conozca todos los detalles de la mudanza, sino que también debe transmitir esta información a sus empleados y equipos.

De esta manera, sabrán la cantidad de tiempo que tienen para terminar su trabajo y optimizar sus actividades para obtener el máximo rendimiento.

Para facilitar el embalaje, solicite a cada jefe de departamento que anote una lista de todas las cosas de su departamento que se trasladarán al nuevo espacio de oficinas. Asegúrese de darles a sus empleados el tiempo suficiente para terminar de empacar. Recuérdeles que se lleven todas sus pertenencias personales y valiosas agregándolas en cajas de plástico resistentes y compactas de PHS teacreate, en lugar de dejarlas en la empresa de mudanzas.

La inevitable charla sobre el dinero

Lo siguiente que debe hacer antes de contratar a los motores es establecer su presupuesto y determinar cuánto está dispuesto a gastar.

Establecer un presupuesto esperado es la única forma en que puede controlar sus gastos.

La empresa de mudanzas: elija sabiamente

Después de que todo esté listo para la mudanza, debe pensar en qué compañía de mudanzas confiar en esta gran actividad, y seguir adelante y contratar una.

Tenga en cuenta varias opciones, ya que no todas las empresas de mudanzas son una buena opción. Lo que es más importante, asegúrese de que la compañía que elija tenga seguro y pídales que le envíen una copia.

Programar la mudanza

Póngase en contacto con el edificio al que va a trasladar su oficina e infórmese sobre el momento adecuado para que las mudanzas lleven sus cosas.

La mayoría de los edificios no le permitirán llevar sus cosas a la oficina durante las horas de trabajo, ya que esto podría molestar a otras empresas y a sus trabajadores que tienen sus oficinas en el mismo edificio.

Si es posible, considere mudarse durante el fin de semana.

Poner a algunas personas a cargo

El día de la mudanza, sería una buena idea tener algunos gerentes de su empresa que supervisen todo el proceso. Pero tenga cuidado de no delegar esta tarea a demasiadas personas, en este caso también, “dos es una empresa y tres es una multitud”.

Tener un empleado que controle las cosas en la antigua oficina y uno que dé la bienvenida a los que se mudan en el nuevo edificio es suficiente para que todo funcione sin problemas, así que no se exceda.

Cuida los detalles

Si tiene plantas o algunas piezas de arte, necesita encontrar a alguien que se encargue de ellas.

Las empresas de mudanzas generalmente no tienen plantas, por lo que los empleados tienen que ocuparse de esto por sí mismas.

Sin embargo, puede quitar la carga de los hombros de sus empleados cuando se trata de obras de arte.

Hay personas especializadas en cuidar las obras de arte y encontrar un lugar adecuado para cada pieza en el espacio de la oficina, por lo que es realmente fácil (¡y extremadamente conveniente!) Encontrar a alguien que decore y cuelgue el arte por usted, en lugar de dejar esta tarea a sus empleados

¡Y voilá! ¡Ya terminaste!

Una vez que haya llegado a este paso, las felicitaciones están en orden, ¡ya que ha planeado con éxito su mudanza de oficina!

La parte más difícil y estresante de la tarea está detrás de usted, por lo que ahora todo lo que le queda a usted y a sus empleados es acostumbrarse al nuevo espacio y aprender “qué va a dónde”, y usarlo para crear muchas cosas geniales juntos.

Abrir chat
Powered by